总则

第一条 贯彻基金会以公益为宗旨的基本思想，本着“遵守法纪、符合宗旨；平等互利、协商一致；明确权利、履行义务”的原则，理顺项目管理中人、财、物的关系，充分达到人尽其才，物尽其用，遵照国家有关规定和基金会的章程，特制定本制度。

第二条 定立项目必须明确：立项的背景与目的，立项的目标，开展项目的方法与措施。实行秘书长和项目主任负责制，运用系统的理论和方法对特定项目及其相关可利用资源进行计划、组织、协调、控制，以实现项目的预定目标。
依据

1、中盖项目管理手册

2、中国全球基金艾滋病项目财务管理办法

3、中国全球基金艾滋病项目基层非政府组织/小组财务管理规定

4、中国全球基金项目合同管理办法

项目管理职责

第三条 项目管理机构设置

基金会秘书长是项目管理的总负责人。

项目主任负责项目日常管理和组织实施工作。

第四条 秘书长职责：

（1）确定和调整项目战略方向；

（2）统筹资源；

（3）审议和批准项目的年度计划和预算；

（4）检查、督导和评估项目的进展；

（5）解决项目重大事项；

（6）向理事会负责并报告项目开展情况。
 

第五条、项目主任职责

（1）组织制订项目计划及年度计划和项目预算，并报秘书长批准；

（2）根据工作计划和活动预算，与项目实施机构签署项目执行协议或委托协议，负责经费拨付事宜，确保项目活动所需资金及时拨付到位；

（3）制定统一的项目管理手册。组织对项目的实施、督导与评估，保证项目顺利实施；

（4）组织召开项目年度工作会议，及时完成年度工作报告和总结，并定期向秘书长汇报项目实施进展；

（5）负责项目信息交流与分享，推广成功经验；

（6）负责办理或协助办理项目有关外事和行政事宜；

（7）组织协调对项目经费使用的检查，协调落实对项目财务的审计事宜；

（8）负责拟制开展项目办公设备、试剂、疫苗、注射器等项目所需物品的招标采购计划，经秘书长批准后实施；

（9）组织协调专家资源为项目提供技术指导与支持；

（10）保持与出资方联系，按要求提交项目进展报告、报表，确保出资方对项目的支持与督导；

（11）完成秘书长交办的其它任务。
　　

项目立项

第六条、项目活动分类

项目活动分持续性活动和一次性活动。 持续性活动指反复、多次发生、时间持续较长的活动。如，疫苗接种、宣传教育、母婴阻断和社会支持等。持续性活动由项目主任选择项目实施地开展。一次性活动指会议、培训、研讨、国内考察交流、特定日大型宣传活动，由项目人员自行实施或委托其他相关机构实施。

第七条、项目签署

项目主任提出拟开展的项目可行性意向，与潜在的出资方协商，如有出资意向，由项目实施地提交项目实施初步方案，项目主任审核修改后按照《中国肝炎防治基金会合同管理暂行规定》中要求与出资方签署协议。

基金会与项目出资方签署协议后，项目具体实施前，基金会应与项目实施单位按照《中国肝炎防治基金会合同管理暂行规定》中要求签署项目委托协议。

项目实施

第八条、确定实施地

为确保项目顺利实施，完成项目预期目标，在选择项目实施地时，应考虑项目实施地以往完成项目情况、实施地对项目的预期程度等因素综合考虑，尽量做到“雪中送炭”，避免“锦上添花”。
 

第九条、制定实施方案
根据与出资方签署的协议要求，项目主任对各项目实施地提交上来的项目实施方案进行整合修改，统一项目实施手册。
根据项目实施手册，编制项目预算，在编制项目预算时，要求做到实施手册与项目预算对应，预算应与决算相差不超过10%。

第十条、控制项目实施进度
项目实施进度管理包括按时提交半年度指标报表、进展报告、财务收支明细表及报账申请表，以此反映的项目进度将作为调整项目季度和年度工作计划的依据。

第十一条、经费管理

项目财务管理应遵守中国肝炎防治基金会有关规定及出资方对项目管理的要求。

项目所需的物资采购应遵循中国肝炎防治基金会财务管理暂行规定有关条款。

财务人员须参与项目预算编制、监督资金使用，并及时向项目主任负责人和秘书长汇报资金使用进度，确保资金及时拨付和正常使用；财务人员应及时记账、核算，编制、上报财务报表，配合项目年度审计并进行会计档案的整理和保管。

项目实施机构必须严格按照项目管理和财务管理要求使用经费，妥善保存有关资料，对往来账目及财务原始凭证做到支出票据与项目活动完工报告的经费支出保持一致，所有原始发票由实施机构（或财务挂靠机构）保存，发票和相关文件至少保留15年。一次性活动（如会议、培训等）需要保存：通知、日程、参加人员签到表、活动总结及图片等；督导、参观等现场工作类活动，参加人员名单、考察地点、内容、费用清单、督导报告、工作总结及图片等。持续性活动需要保存：提供服务和接受服务的人员名单、各种干预工作记录、检测记录、工作照片等。如有实际花销与预算相差过大（超过10%），项目实施机构应书面向我会申请，我会批准后方可予以支付相关经费。

任何向个人支付的费用必须记录存档。在向个人支付费用时收款人应填写领款明细单并签名。领款明细单应包括全名、身份证号码、个人所收金额、个人签名或其它收到资金的回执。领款明细单上还应有经手人、秘书长签字。

第十二条、经费支持范围

（1）项目经费将围绕项目年度计划策略和活动提供支持，必须遵循中国政府的相关政策法规。项目活动经费不能用于支持国家公职人员工资、土木工程。

（2）由项目出资采购的设备在项目实施期间其所有权属于中国肝炎防治基金会项目，各级项目实施机构应有专人管理，并进行资产编号登记；项目出资采购的设备不得用于任何以赢利为目的的商业性服务。

第十三条、项目财务报表支出分类

项目财务报表支出分为人员、差旅、会议、设备、供应品、委托业务费、其它六项。省/市项目实施机构在提交财务收支明细表时，应将项目经费的用途按照以上六项进行分类。以下是项目财务报表支出分类和会计核算科目对照表，供省/市项目实施机构在填写季度报表时参考。

序号 项目财务报表支出分类 会计核算科目

1 人员 包含项目工作专职工作人员工资、加班补贴、交通补贴、通讯补贴

2 差旅 出差发生的交通、住宿、伙食补助等费用

3 会议 与培训、会议、外展及其他现场活动有关的费用，包括劳务补助、专家费用、翻译费用等

4 设备 专业设备、办公设备

5 供应品 办公用品、印刷费、水电费、邮电/通讯费、试剂/耗材、燃油费等

6 委托业务 单独签订的委托协议

第十四条、项目经费拨付

（1）基金会首次经费按照一次性活动和持续性活动拨付，对以合同形式委托开展一次性活动的实施机构，根据委托协议，首次拨付预算的70%作为活动经费。对于开展持续性活动的实施机构，根据批准的项目实施方案，拨付一定比例（不超过50%）的工作经费到项目实施单位。

（2）项目剩余经费根据项目开展情况进行拨付。对以合同形式委托开展一次性活动的实施机构，根据完成的质量程度，拨付相应的剩余经费。对于开展持续性活动的实施机构，根据项目实施进展，拨付相应比例的工作经费到项目实施单位。

第十五条、经费审计

项目主任每年对项目管理机构/实施机构进行审计。 

审计内容包括当年度所有项目报表 (包括年度计划、进度报告、季度/年度报告、项目账户、原始单据和凭证等)。该审计指对省级、以及市 (县) 级资金流向及使用的监控系统进行审计。

各级项目执行单位必须严格按照项目管理和财务管理的有关要求，保留所有的项目执行文件和原始票据和凭证，并做到支出票据与活动申请表、总结报告和季度(年度)财务收支明细表的一致。
　　

项目督导与评估

第十六条、督导与评估目的

为确保项目的顺利实施，督导与评估将贯穿于整个项目实施过程中。

督导是通过常规地、连续地收集有关投入、实施和产出方面的信息，对服务和项目的绩效进行例行追踪，发现并及时解决问题，以保证其按照计划如期进行，评价服务和项目实现目标的程度。

评估是指通过专门或者独立进行的研究等方法评价项目或工作对目标人群产生的影响。

督导评估的目的是为了及时发现项目执行过程中存在的质量问题，及时解决，总结并推广成功经验，并修正计划使项目取得最大效益和效果。

第十七条、督导与评估原则

（1）项目的督导由项目主任统一组织安排，严格按照《中国肝炎防治基金会合同管理暂行规定》执行督导评估。

（2）根据项目目标和实施计划，制定各项目主要活动领域的投入、过程、产出、结果和影响等有关指标并达成共识。在项目的整个实施过程中，围绕项目产出核心指标进行督导和评估。

（3）项目督导评估要坚持以卫生为主、多部门参与的方式，注重社会、个人的参与。

（4）以循证决策理论为依据，保证获得数据的真实、可靠、及时。

第十八条、督导与评估内容与指标

督导评估主要检查项目实施过程、产出、结果以及经费使用情况。项目的过程指标及核心指标是项目督导评估的主要依据。

第十九条、督导与评估时间

项目主任对各项目省和地区的督导根据项目的进展情况每年不少于三次；

项目评估将分为中期和终末评估。

第二十条、项目总结

按照《中国肝炎防治基金会合同管理暂行规定》处理。

第二十一条、项目文件归档

按照《中国肝炎防治基金会合同管理暂行规定》处理。